د. ملائكة
26-10-2004, 04:16 PM
مراحل تطبيق التخطيط الإستراتيجي :
التخطيط الإستراتيجي يطبق عادة في المؤسسات الكبيرة والمتوسط الحجم أو تلك التي تتعامل مع أعداد كبيرة من جمهور المستخدمين والمنتفعين والمستهلكين، وأيضا أي من المؤسسات التي تتأثر بشكل كبير بالتغيرات التقنية والفنية المتطورة. وهو كما ذكرت سابقا (التخطيط الإستراتيجي بنفسم المنتدى) يهتم بالتعامل بمرونة وكفاءة وفعالية مع التغييرات المستقبلية.
ومراحل تطبيق التخطيط الإستراتيجي يمكن تعريفها كالتالي:
" الخطوات والتي من خلالها يستدل (يستنير) أفراد المنظمة على المستقبل ويقومون بتطوير الإجراءات والأساليب والعمليات اللازمة للتعامل مع ذلك المستقبل. إنها ليست التنبؤ باحتياجات المدى البعيد والتخطيط لذلك، بل إنها توقع المستقبل والإعداد له مسبقا".
المراحل:
المرحلة الأولى: التخطيط للتخطيط
هذه المرحلة يمكن أن تدعى بمرحلة التخطيط للتخطيط أو إعداد التخطيط الإستراتيجي: وفيها سيقرر كبار التنفيذيين في المنظمة:
1- من من كبار المديرين (مديري الإدارات والمديرين العاميين) سيتولون مباشرة مهام ومسئوليات التخطيطي الإستراتيجي،
2- ما المدة المقررة التي سيغطيها هذا التخطيط (عشرين عاما مثلا)
3- ما المدة التي ينبغي أن يتلاقى فيه فريق العمل الرئيسي في هذا التخطيط (المديرين العاميين ومديري الإدارات الذين تم اختيارهم) وعلى سبيل المثال: عشرة إلى عشرين يوما كاملا في السنة توزع على تسعة أو اثني عشر شهرا في السنة... سيتقابل أعضاء هذا الفريق كل ست أسابيع ولمدة يومان أو ثلاث أيام متواصلة.....
4- من سيساعدهم في البحث عن المعلومات وتحضيرها وترتيب أجندة الاجتماعات ومواقعها، ومحاضرها ومقرراتها ...الخ.
ومن المهم جدا أن يحرص فريق العمل المذكور على مراعاة أوقات الإعداد للميزانية السنوية وبحيث يعد توقعاته ومتطلباته والمبالغ المالية اللازمة لتطبيق مقررات التغيير والتطوير الإستراتيجي للعام القادم بما يتناسب مع أوقات ودراسات واعتمادات الميزانية السنوية المتوقعة للمنظمة فيأتي العمل سويا ومتناسقا ومتكاملا.
أما حجم أعضاء فريق العمل الأساسي والدائم للتخطيط الإستراتيجي فيتراوح عادة ما بين عشرة إلى اثني عشرة من كبار المديرين. مع ملاحظة أن جميع المديرين الأخرين بما في ذلك مديري الإدارة الوسطى سيستدعون للمشاركة كل حسب أدوار إدارته واختصاصاتها والعمل بتقديم المعلومات والدراسات وبما يخدم تكامل عمليات التخطيط والتنسيق والتعاون والاتصال ودعم خطط العمل الموجهة للتغيير والتطوير. وذلك يعني أنه من الهام جدا أن يحصل فريق العمل الدائم على المساندة والدعم من كافة الإدارات العملية والتشغيلية في المنظمة. ومن الهام أيضا أن تعقد اجتماعات فريق العمل المذكور على بعد تام من كل ما قد يتسبب في انقطاعها من الأعمال الروتينية والمشاغل اليومية والأمور غير الهامة.
أما المسح والاستقصاء المستمر لما في داخل التنظيم وأيضا للبيئة المحيطة بالتنظيم من الخارج فذلك أمر ضروري وحتمي يجب على فريق العمل المذكور الانتباه إليه وخاصة أثناء بدايات أعمال التخطيطي الإستراتيجي. وترجع أهمية ذلك إلى:
· التغييرات التي تحدث في المجتمع سواء كان ذلك مثل تغيرات سلوكيات المستهلكين ورغباتهم،والتضخم وارتفاع الأسعار وأثار ذلك على المستهلكين، أو تغيير الحكومات لسياساتها وإجراءاتها وأنظمتها....
· البيئة الصناعية المحيطة ومن ذلك التغيرات في سبل ووسائل التمويل والاقراض، دور الحكومة في السياسات المالية والنقدية والتمويلية والتجارية، وخطط واستراتيجيات السوق المحلي والدولي.
· البيئة المنافسة سواء المحلية أو الدولية وأثارها على عوامل الربح والتطوير والنمو والتوسع.....
· البيئة الداخلية للتنظيم كالهيكل التنظيمي وتضخمه أو تشعبه أو ملائمته، وتاريخ المنظمة وقيمها ومبادئها، ونقاط الضعف والقوة في المنظمة....
إن تفهم القيادة والإدارة لأثار البيئة الداخلية والخارجية المحيطة بالتنظيم عليه يساعد كثيرا في إدراك أهمية التغيير التنظيمي والتطوير الإداري وفوق ذلك كله أهمية وضرورة التخطيط الإستراتيجي. ومن ثم فلابد من مسح وفحص والبحث في النقاط المذكورة أعلاه بهدف دعم مراحل وعمليات التخطيط الإستراتيجي التالية وتوفير فرص النجاح لها. أما في حالة الكشف عن مبادئ خاطئة أو نقاط ضعف فلا يعني ذلك أن ننتظر انتهاء مراحل التخطيط الإستراتيجي لنعالجها بل ينبغي مباشرة علاجها وعدم تركها لحين البدء في تنفيذ وتطبيق برامج ونشاطات الخطة الإستراتيجية.
التخطيط الإستراتيجي يطبق عادة في المؤسسات الكبيرة والمتوسط الحجم أو تلك التي تتعامل مع أعداد كبيرة من جمهور المستخدمين والمنتفعين والمستهلكين، وأيضا أي من المؤسسات التي تتأثر بشكل كبير بالتغيرات التقنية والفنية المتطورة. وهو كما ذكرت سابقا (التخطيط الإستراتيجي بنفسم المنتدى) يهتم بالتعامل بمرونة وكفاءة وفعالية مع التغييرات المستقبلية.
ومراحل تطبيق التخطيط الإستراتيجي يمكن تعريفها كالتالي:
" الخطوات والتي من خلالها يستدل (يستنير) أفراد المنظمة على المستقبل ويقومون بتطوير الإجراءات والأساليب والعمليات اللازمة للتعامل مع ذلك المستقبل. إنها ليست التنبؤ باحتياجات المدى البعيد والتخطيط لذلك، بل إنها توقع المستقبل والإعداد له مسبقا".
المراحل:
المرحلة الأولى: التخطيط للتخطيط
هذه المرحلة يمكن أن تدعى بمرحلة التخطيط للتخطيط أو إعداد التخطيط الإستراتيجي: وفيها سيقرر كبار التنفيذيين في المنظمة:
1- من من كبار المديرين (مديري الإدارات والمديرين العاميين) سيتولون مباشرة مهام ومسئوليات التخطيطي الإستراتيجي،
2- ما المدة المقررة التي سيغطيها هذا التخطيط (عشرين عاما مثلا)
3- ما المدة التي ينبغي أن يتلاقى فيه فريق العمل الرئيسي في هذا التخطيط (المديرين العاميين ومديري الإدارات الذين تم اختيارهم) وعلى سبيل المثال: عشرة إلى عشرين يوما كاملا في السنة توزع على تسعة أو اثني عشر شهرا في السنة... سيتقابل أعضاء هذا الفريق كل ست أسابيع ولمدة يومان أو ثلاث أيام متواصلة.....
4- من سيساعدهم في البحث عن المعلومات وتحضيرها وترتيب أجندة الاجتماعات ومواقعها، ومحاضرها ومقرراتها ...الخ.
ومن المهم جدا أن يحرص فريق العمل المذكور على مراعاة أوقات الإعداد للميزانية السنوية وبحيث يعد توقعاته ومتطلباته والمبالغ المالية اللازمة لتطبيق مقررات التغيير والتطوير الإستراتيجي للعام القادم بما يتناسب مع أوقات ودراسات واعتمادات الميزانية السنوية المتوقعة للمنظمة فيأتي العمل سويا ومتناسقا ومتكاملا.
أما حجم أعضاء فريق العمل الأساسي والدائم للتخطيط الإستراتيجي فيتراوح عادة ما بين عشرة إلى اثني عشرة من كبار المديرين. مع ملاحظة أن جميع المديرين الأخرين بما في ذلك مديري الإدارة الوسطى سيستدعون للمشاركة كل حسب أدوار إدارته واختصاصاتها والعمل بتقديم المعلومات والدراسات وبما يخدم تكامل عمليات التخطيط والتنسيق والتعاون والاتصال ودعم خطط العمل الموجهة للتغيير والتطوير. وذلك يعني أنه من الهام جدا أن يحصل فريق العمل الدائم على المساندة والدعم من كافة الإدارات العملية والتشغيلية في المنظمة. ومن الهام أيضا أن تعقد اجتماعات فريق العمل المذكور على بعد تام من كل ما قد يتسبب في انقطاعها من الأعمال الروتينية والمشاغل اليومية والأمور غير الهامة.
أما المسح والاستقصاء المستمر لما في داخل التنظيم وأيضا للبيئة المحيطة بالتنظيم من الخارج فذلك أمر ضروري وحتمي يجب على فريق العمل المذكور الانتباه إليه وخاصة أثناء بدايات أعمال التخطيطي الإستراتيجي. وترجع أهمية ذلك إلى:
· التغييرات التي تحدث في المجتمع سواء كان ذلك مثل تغيرات سلوكيات المستهلكين ورغباتهم،والتضخم وارتفاع الأسعار وأثار ذلك على المستهلكين، أو تغيير الحكومات لسياساتها وإجراءاتها وأنظمتها....
· البيئة الصناعية المحيطة ومن ذلك التغيرات في سبل ووسائل التمويل والاقراض، دور الحكومة في السياسات المالية والنقدية والتمويلية والتجارية، وخطط واستراتيجيات السوق المحلي والدولي.
· البيئة المنافسة سواء المحلية أو الدولية وأثارها على عوامل الربح والتطوير والنمو والتوسع.....
· البيئة الداخلية للتنظيم كالهيكل التنظيمي وتضخمه أو تشعبه أو ملائمته، وتاريخ المنظمة وقيمها ومبادئها، ونقاط الضعف والقوة في المنظمة....
إن تفهم القيادة والإدارة لأثار البيئة الداخلية والخارجية المحيطة بالتنظيم عليه يساعد كثيرا في إدراك أهمية التغيير التنظيمي والتطوير الإداري وفوق ذلك كله أهمية وضرورة التخطيط الإستراتيجي. ومن ثم فلابد من مسح وفحص والبحث في النقاط المذكورة أعلاه بهدف دعم مراحل وعمليات التخطيط الإستراتيجي التالية وتوفير فرص النجاح لها. أما في حالة الكشف عن مبادئ خاطئة أو نقاط ضعف فلا يعني ذلك أن ننتظر انتهاء مراحل التخطيط الإستراتيجي لنعالجها بل ينبغي مباشرة علاجها وعدم تركها لحين البدء في تنفيذ وتطبيق برامج ونشاطات الخطة الإستراتيجية.