في الطريق إلى الجودة ( الآيزو9000)ورش عمل ومكتب للعلاقات العامة لأولياء أمور الطلاب

[المالكي]

في طريق الجودة الشاملة(الآيزو9000) ورش عمل مكثفة بمتوسطة ابن سينا

وصل الأستاذ (عدنان الورثان ) مشرف الجودة الشاملةالمعتمد إلى ينبع الصناعية قادما من المنطقة الشرقية للوقوف على استعدادات متوسطة ابن سينا بينبع الصناعية لتطبيق معايير ومواصفات الجودة قبل مراحل التقييم النهائية وحصولها على شهادة الآيزو9000 العالمية.
وقد نظم الأستاذ ( عدنان الورثان ) دورة تدريبية عامة لمنسوبي المدرسة ضمن ورش عمل إدارة الجودة الشاملة في قطاع التعليم والمنعقدة في مركز مصادر التعلم بمتوسطة ابن سينا ، وذلك في يوم الاثنين 11/2/1426هـ ،وبمشاركة عددٍ من معلمي المدرسة وبحضور مدير (الجودة )بالمدرسة "مدير المدرسة" الأستاذ(محسن بن نايف العتيبي) ،فيما حضرها وكيلا المدرسة وجمع من المعلمين ، وهم:
1- حسين بن إبراهيم المباركي-وكيل شؤون الطلاب
2-عبدالله بن مسعد الجهني-وكيل الشؤون الإدارية
3-بـــدر الحصـين.
4-محمد بن حسن المالكي- مدير العلاقات العامة بالمدرسة.
5-حمزة البدوي- القائد الكشفي بالمدرسة
6-إسماعيل طه السقاف.
7-وليد باحسن- المرشد الطلابي للصف الأول المتوسط
8-معتز عبد المعين حسوبه
9-فيصل بن حسن الثقفي
10-بندر بن رزيق الثبيتي
11-رمضان بن أحمد المالكي
12- خالد الحربي
13-فهد عبد الغني
14-عيسى ناصر الحكمي
15-ماجد محمد الجهني- المرشد الطلابي للصف الثالث المتوسط.

[المالكي]

وتواصلت ورش العمل لليوم الثاني على التوالي بعقد دورة تدريبية عامة بعد انتهاء اليوم الدراسي ليوم الثلاثاء12/2/1426هـ استهدفت من لم يحضر دورة الأمس.

كما شكل الأستاذ (عدنان الورثان)بمساعدة مدير الجودة الأستاذ( محسن العتيبي )فريق عمل التدقيق الداخلي ،وضمت القائمة الأساتذة:
1- عبدالله الجهني- وكيل الشؤون الإدارية بالمدرسة
2-بدر الحصين.
3- محمد المالكي-مدير العلاقات المدرسية
4-إسماعيل السقاف
5- بندر الثبيتي
6-معتز حسوبه
7-حمزة البدوي
8-رمضان المالكي

[المالكي]

طلب الأستاذ(عدنان الورثان )مشرف تطبيق الجودة الشاملة تأسيس مكتب للعلاقات العامة بمتوسطة ابن سينا ، كإحدى الثمار المجنية من تحقيق احد أهداف الجودة الشاملة في قطاع التعليم ، والذي تخوض متوسطة ابن سينا معتركه هذه الأيام..... وهو هدف (( تميز الخدمة )).

واستجابة لذلك قدمت متوسطة ابن سينا كمدرسة رائدة مقترحًا إداريا جديدًا غير مسبوق في مدارس مدينتنا على الأقل ، وإن كان مثله ونموذجه قائم في مختلف الإدارات الحكومية وشركات القطاع الخاص ؛وهو مكتب العلاقات العامة بالمدرسة ، وتم رفعه إلى إدارة الخدمات التعليمية للنظر فيه واعتماده.

وبالفعل تم تجهيز مكتب متكامل للعلاقات العامة بالمدرسة بشقين هما:
1- علاقات أولياء أمور الطلاب.
2-علاقات الإدارة المدرسية
وتم تكليف الأستاذ((محمد المالكي)) للقيام بإدارة المكتب بالإضافة إلى مهامه التدريسية الأخرى وعضويته في لجنة التدقيق (لصعوبة التغيير في أو التفريغ في الوقت الحالي.


وسوف نقدم لكم عبر هذا المنتدى شرحا مفصلا لأعمال المكتب ، ومهامه.

[المالكي]

تعريف بالمكتب:
هو مكتب العلاقات العامة بالمدرسة ، له شخصيته الاعتبارية فيها ، ويرتبط
مباشرة بمديرها ، ويعتبر همزة وصل بين المدرسة والمجتمع ، وله مهمة عملية تسعى لتنشيط العمليات الاتصالية الإنسانية والعملية بين أعضاء المؤسسة التربوية ، من خلال الفهم المتبادل بينهم وبين بعضهم أو بينهم وبين المجتمع الخارجي ، بما يزيد من التعاون المشترك ، الذي يعمل إيجاد الثقة المتبادلة ؛ لمعرفة الاحتياجات ، ومواجهة المشكلات ، واقتراح الحلول بشيء من المكاشفة المنضبطة التي تزيد من فاعلية المؤسسة التربوية0
والعلاقات العامة هي مهارة التواصل مع الأفراد والجماعات وتستخدم سواء للتأثير أو للتأثر بهم. فالمؤسسات تستخدم العلاقات العامة لتُؤثر في الأفراد والمجتمع من خلال تعريفهم بأهدافها والفئات التي تخدمهم والخدمات التي تقدمها من أجل كسب تعاطفهم وتأييدهم. وفي نفس الوقت، تستخدم المؤسسات العلاقات العامة لتقَيم توجهات الأفراد والمجتمع والتعرف عليها ومن ثم تصمم رسائل اتصالية تستجيب لهذه التوجهات وتزودهم بها.
والمؤسسة التي تمارس وظيفة العلاقات العامة بفعالية، هي المؤسسة التي تنظر إلى هذه الوظيفة باتجاهين، فهي لا تهدف منها فقط إلى التأثير على المجتمع، بل أيضاً التأثر بالمجتمع والتواصل معه بما يهمه ويحتاج.


أعمال مكتب علاقات أولياء الأمور والإدارة المدرسية
الهدف:
التواصل مع أولياء أمور الطلاب .
وسائل القياس:
يقوم كل قسم بتقديم أهداف العمليات ومؤشر القياس ووسائل القياس في بداية كل عام دراسي بموجب المرفق.
المجال:
جميع الشكاوى والطلبات والاستفسارات الواردة إلى المدرسة من أولياء الأمور وكل ما له صلة بالطالب.
المسؤولية:
مكتب علاقات أولياء الأمور والإدارة المدرسية.
النماذج المستخدمة:
مسجلة في سجل خاص بالنماذج وكل نموذج له رقم.

[الأنيــــق]

حياك الله استاذي المالكي

ومشكور على نقل الأخبار..

وفقكم الله وسدد خطاكم بما تقدمونه من أجل تطور التعليم

والذي يعود بكل تأكيد على تطور شباب هذه المدينة..

[عوكل]

والله ابن سينا مدرسة اعتبرها تحفة بين المدارس

ماشاء الله المبنى يشابه مباني الكليات

[المالكي]

شكرًا لتعقيبك عزيزي (( عوكل ))
وأتفق معك أن المدرسة بمرافقها المختلفة كالمسبح والملعب المزروع والصالتين االمغلقة والمفتوحة وملاعب التنس والسلة الخارجية قل أن تجد مثيلا له.

[المالكي]

وقد تواصلت لليوم الثالث على التوالي ورش عمل الجودة بمتوسطة ابن سينا ،وتم اليوم الأربعاء 13/2/1426هـ الموافق 23/3/2005م عقد دورة مكثفة لفريق المدققين بالمدرسة امتدت لثلاث ساعات متواصلة تخللها تطبيق ميداني داخل مكاتب الإدارة شملت مكاتب مدير المدرسة ووكيليها بإشراف مشرف الجودة الأستاذ(( عدنان بن أحمد الورثان )).

كما انضم الأساذ (( وليد القليطي )) لفريق عمل المدققين وهو من الكفاءات المتميزة بالمدرسة ،ويحظى بحب واحترام جميع زملائه المعلمين ؛ وهو حاصل على شهادةالماجستير في الشريعة، وتم ترشيحه من قبل زملائه رئيسًا لفريق المدققين الداخلي بالمدرسة.

[المالكي]

تحياتي لشخصك الكريم أخي (( الأنيق )) وأرجو أن تصل فكرة المكتب بمتوسطة ابن سينا إلى الآباء في مجتمع مدينتنا ليتسنى لنا خدمتهم بالشكل المطلوب والمرجو ، والذي سيؤدي إلى تحقيق الأهداف التي وضع من أجلها.

فالمكتب يسعى لاحتواء ولي الأمر عند قدومه للمدرسة ، فهو يتجه مباشرة إلى مكتب العلاقات العامة الذي يتولى خدمته بالسرعة المطلوبة سواء مان الغرض عند أحد وكيلي المدرسة أو الإرشاد الطلابي.

[المالكي]

وفيما يلي نواصل شرح وتوضيح مهام مكتب العلاقات العامة لأولياء أمور الطلاب والإدارة المدرسية بمتوسطة ابن سينا

ونبدأ بمهام المكتب المتعلقة بأولياء امور الطلاب:

العمليات :
1-يتلقى مكتب علاقات أولياء الأمور مكالماتهم الهاتفية والفاكسات ، والرد عليها بالسرعة الممكنة في غضون فترة زمنية لا تزيد عن24 ساعة بالتعاون مع الجهات المعنية في المدرسة من كل من الوكيل والإرشاد والمعلمين.((يؤدي مهمة مساعد وكيل بالمدرسة))

2-تزويد ولي الأمر بما يحتاجه عن ابنه من تقارير وجداول دراسية وبيانات عن الواجبات المنزلية ، وعن مستوى التحصيل الدراسي ، وعن الجانب السلوكي في علاقاته مع زملائه ومعلميه وإدارة مدرسته.

3-استقبال الوثائق المطلوبة من ولي الأمر كالتقارير الصحية عن ابنه ، والرسائل المرسلة منه ، والتي تحمل ملاحظاته واستفساراته ، والإجابات المرسلة من قبله عن استفسارات المدرسة ، وتحويلها إلى الجهة المسؤولة في المدرسة لدراستها واتخاذ اللازم بشأنها.

4-إعداد التقارير الأسبوعية والشهرية والفصلية عن مضامين تلك الاتصالات ، وما فيها من ملاحظات واقتراحات وشكاوى ، للاستفادة منها في رسم توجهات المدارس وسياساتها وأنظمتها الخاصة التي تضعها لرفع كفاءة العمل التربوي ، ورفع مستوى تعلم الطلاب.

5-تزويد الإرشاد الطلابي بصورة من استمارة تجديد المعلومات،ومن ذلك:
**يقوم مسؤول مكتب علاقات أولياء الأمور بجمع ملاحظات أولياء الأمور وشكاويهم ، وتصنيفها بحسب المرحلة ودرجة تكرارها ونوعها ( تعليمية أو سلوكية ) والجهة ذات العلاقة بها من( مدير،وكيل ،إرشاد طلابي ، نشاط طلابي ،معلم، مشرف تربوي )، ومآلها ( حلت أو لم تحل ) ، ونوعية الحل الذي تم بشانها ، لتحديد الظاهرة الموجودة فيه والتي تحتاج إلى دراسة وعلاج.

[المالكي]

6-ترفع استفسارات أولياء الأمور وملاحظاتهم التي تحتاج إلى إحالة إلى جهة الاختصاص في المدرسة وفق النموذج المعد من قبل المكتب مع إحاطة ولي الأمر بالإجراء الذي اُتخذ حيالها.
7-في حال عدم قناعة ولي الأمر بالإجراء المتخذ نحو شكواه يتم رفع الأمر إلى رئيس قسم الشؤون التعليمية لاتخاذ ما يراه مناسبًا، وإحاطة ولي الأمر بالنتيجة عن طريق مكتب العلاقات العامة لأولياء الأمور والإدارة المدرسية.
8-يرسل استبيان لأولياء أمور الطلاب من قبل رؤساء الأقسام في نهاية كل عام دراسي أو عند وجود حاجة لذلك ، وذلك بهدف تطوير الخدمة التعليمية المقدمة للطلاب ومعرفة مدى رضا العميل عن الخدمات التعليمية المقدمة للطلاب العام الدراسي المنصرم، مثل : ( ما يتصل بالمناهج والجداول والخطط الدراسية ... واستقبال الإجابة من أولياء أمور الطلاب وعمل تحليل لها .
9-يحضر مسؤول مكتب علاقات أولياء أمور الطلاب والتواصل مجالس الآباء والمعلمين.
10- يلتقي مسؤول مكتب العلاقات العامة أولياء أمور الطلاب والتواصل بالآباء في يوم الالتقاء الأخوي بالمعلمين الذي تقيمه المدرسة في كل فصل دراسي لسماع ملاحظاتهم وطلباتهم ورفعها للإدارة لدراستها والاستفادة منها.
11-تبقى خطوط الفاكس مفتوحة طوال اليوم .
12-تفعيل التواصل مع مكتب علاقات أمور الطلاب والتواصل عن طريق البريد الإلكتروني.
13-تخصيص هاتف ثابت خاص بالمكتب.
14-يزود المكتب بالمستلزمات التي تساعد مشرفه للرد على استفسارات أولياء الأمور التي تخضع للتحديث باستمرار، وهي:
بيان بأسماء المعلمين ، مع توضيح المواد والفصول التي يدرسونها.
كشوف أسماء الطلاب حسب الفصول الدراسية المقيدين فيها ، وأرقام هواتف منازلهم وهواتف آبائهم المحمولة.
بيان بأسماء رواد الفصول في كل قسم من الأقسام التعليمية بالمدرسة.
خطة النشاط في القسم ، والساعات المخصصة له ،ومواعيد الزيارات والرحلات الطلابية.
التوقيت الزمني للحصص الأسبوعية لكل قسم.
جداول الحصص الأسبوعية لجميع الأقسام.
جدول المناوبة الأسبوعي لكل قسم من الأقسام.
جدول الساعات المكتبية ليقوم المكتب بتنسيق زيارات أولياء أمور الطلاب.
خطة الاختبارات الفصلية التي تبين زمن كل اختبار وزمنه ومدته.
جدول الاختبارات المدرسية (الشهرية والفصلية).

[المالكي]

ثانيًا: مهام المكتب الإدارية والإعلامية ،وتتحقق من خلال الأهداف التالية:
1-الربط بين المدرسة ومختلف الجهات .

2-خدمة أولياء أمور الطلاب ، وتسهيل ارتباطهم بالمدرسة.

3-التنسيق بين المدرسة " إدارة ، ونشاط طلابي ، وتوجيه وإرشاد ، وخلافها " والمجتمع "كإدارة الخدمات التعليمية،الإدارة العامة للهيئة الملكية ، الشركات الصناعية،الدوائر الحكومية، وخلافها" لتسهيل أعمالها ، وتسريعها.

4-اعتباره مرجعا مشرفا لكافة الفعاليات الإعلامية التي تبرز دور المدرسة ، بما يتفق وسياسة التعليم بالمملكة ، وأهداف الهيئة الملكية للجبيل وينبع ، ورؤية إدارة الخدمات التعليمية .

5-إعداد الإصدارات الإعلامية المختلفة.

6-"إحداث سمعة طيبة وعلاقة مستمرة بين الأفراد وبين الإدارة والأفراد ببعضهم البعض داخل المدرسة والجهات الأخرى التي تسعى المدرسة للحصول على ثقتها".

7-تضمن وجود الولاء لها بين الأفراد داخل المؤسسة .

8-إيجاد التعاون الكامل بين الأفراد داخل المؤسسة وبين الإدارة .

9--إيجاد الثقة في المؤسسة لدى الأفراد داخل المؤسسة وخارجها .

10-الحصول على التأييد والمساندة من الأفراد داخل المؤسسة وخارجها .

11-تكوين اتجاه إيجابي نحو المؤسسة التربوية في المجتمع الخارجي ، ونحو إدارة المؤسسة التربوية في داخلها .

12-لاستفادة من خبرات وقدرات العلاقات العامة في المؤسسات الأخرى المماثلة .

[المالكي]

ومن الغاية الرئيسة هذه يمكن أن نستنبط عدد من الغايات الفرعية يؤدي تحقيقها إلى الغاية الرئيسة للعلاقات العامة كالتالي :

13-تعريف المجتمع الخارجي بالخدمات التي تقدمها المؤسسة التعليمية ، كالفعاليات الإدارية التي تقام في المدرسة و كالمجاميع التربوية ، وخدمة الحي ، والأنشطة الرياضية والثقافية التي تقيمها أو تستضيفها المدرسة .

14-تقوية صلة المؤسسة التعليمية بأجهزة ومؤسسات التعليم العام بمدينة ينبع الصناعية .

15-التعرف على اتجاه المجتمع الخارجي نحو المؤسسة التعليمية .

16-تعريف المجتمع الداخلي بأهداف المؤسسة التعليمية وسياستها، وفق سياسة التعليم بالمملكة ونهج
الهيئة الملكية للجبيل وينبع.

17-تعريف المجتمع الداخلي بالخدمات التي تقدمها المؤسسة التعليمية .

18-تعريف المجتمع الداخلي بإنجازات المؤسسة التعليمية ( المدرسة ) .

19-تعريف المجتمع الداخلي بنشاط المؤسسة التعليمية الثقافي والتعليمي والتربوي .

20-تعريف المجتمع بالمدينة الصناعية بالمميزات التعليمية في مجتمعه .

21-إشراك فئات المجتمع الداخلي في دعم أنشطة المؤسسة التعليمية .

22-تقوية العلاقات بين منسوبي المؤسسة التعليمية .

23-التعرف على المجتمع الداخلي واتجاهاته نحو الإدارة .

24-تعريف المجتمع الداخلي باتجاه المجتمع الخارجي نحو المؤسسة التعليمية .

25-تعريف المدرسة باتجاه المجتمع الداخلي نحوها .

26-تقوية علاقة المدرسة بالمجتمع الداخلي .

27-تقوية صلة إدارة لمدرسة بالإدارات المناظرة التابعة للهيئة الملكية والمؤسسات الأخرى المماثلة .

[الأحمدي]

الأخ القدير / الماكي
تعتبر متوسطة ابن سينا من المدارس النموذجية على مستوى المملكة ليس لوجود المرافق المتكاملة فحسب بل لوجود الكوادر المميزة التي نفخر بالعمل إلى جانبها .
ونعد الجميع أن نكون من حسن إلى أحسن على دروب التربية والتعليم بمنهجية مميزة وعمل متقن يكفل للمدرسة منزل الصدارة دائما
وتقبل تحياتي

[المالكي]

أخي العزيز (( الأحمدي )): تحياتي لشخصك الكريم
ولعلني أذكر الجميع أن الإدارة لا تعني التعالي على الآخرين ، بل التآخي معهم والتودد لهم ومن ثم جعلهم يقبلون على الأعمال بحب وشغف، وذلك شرط فيمن يعمل للتدقيق في فريق الجو، لأن الهدف التصحيح والإصلاح ، لا التصيد والتشهير
أقول:
أذكر بذلك لأذكر بندر بن محسن الأحمدي مدير النشاط الطلابي بالمدرسة أو (( المدير الفني )) كمايريد النموذجيون ...فأنت بشخصيتك المحبوبة قدمت الكثير في موقعك للنشاط الطلابي بمتوسطة ابن سينا ... النشاط المتميز على مستوى مدارس الهيئة الملكية
وتقبل خالص تحياتي

[الأحمدي]

أخي القدير / المالكي
يظل التميز سمة بارزة لمدارس الهيئة الملكية ولمتوسطة ابن سينا على وجه الخصوص
نظير تلك الجهود المباركة التي تبذل ولايسأل بها إلا وجه الله وابتغاء مرضاته
أسأل الله العلي القدير أن يكلل تلك الجهود بالتوفيق والسداد وأن يكتب الأجر العظيم لكم ولنا
والله الموفق

[المالكي]

هو ذلك ما نرجوه عزيزي (( الأحمدي )) إذ نسأله سبحانه أن يأخذ بأيدينا لما فيه تحسين وتطوير العمل المؤتمنون عليه والذي لا شك سنسأل عنه ونحاسب عليه من الله عز وجل.

[الإبريز]

نسأله سبحانه ان تصل فكرة هذا المكتب الرائع إلى مسؤولي الهيئة الملكية لتعميمه على جميع مدارس مدينة ينبع الصناعية لفوائده التي ذكرها (( المالكي )) سابقا ... ولن يقيم هذه التجربة إلا الآباء فقط.

[الإبريز]

تنويه:
*نظرا لارتباط المكتب بالجودة الشاملة ( الايزو ) ووجود موضوع آخر يحمل معلومات ذات صلة فقد تم دمج الموضوعين معا.
*تم تثبيت الموضوع لأهميته لأولياء أمور الطلاب المسجلين في هذه المدرسة.
*سيتم إضافة تصويت لتقييم هذا المكتب.

[الـــمميز]

اعانكم الله .... واتمنى ان يقوم المكتب بدوره ..


لا ان يكون كغيره من المكاتب التي تعمل عمل ليس عملها ..

وياخوفي بكره ... يكون المكتب يضع جداول الانتظار ... ويوزع الاشراف


نظرة مستقبلية اتمنى ان لاتحدث ..


جهدكم مميز واعانكم الله

[المالكي]

شكرًا لدخولك أخي (( المميز )) والحقيقة أن هذا المكتب يقوم بالدرجة الأولى بربط ولي الأمر بالمدرسة ، واستقبال ملاحظاته وتقاريره عن ابنه ، كما أنه الأذن المصغية لولي أمر الطالب بالمدرسة ، يهتم بشكواه ، ويساعده في الوصول إلى ما يريد إن كانت الحاجة عند أحد وكيلي المدرسة أو الإرشاد الطلابي ، ويتابع المشكلة - الملاحظة أو الخدمة - ويخطره بمآلها.

أشكرك عزيزي على تواصلك وتقبل تحياتي

[الـــمميز]

نسبة عالية من معاشر اولياء الامور ... أمثالي

لم يدركوا الدور الحقيقي لمكتب الارشاد الطلابي ...

الذي هو في الحقيقة ((( المرة ))) ... قاصر عن اداء دوره الفاعل ..

ولو رجعنا الى حاضر الارشاد الطلابي وماضيه ... لوجدنا ان اهم عوامل قصور عمله هو انهم لا يعملون دورهم الحقيقي كمرشدين ...

عندما أستشهد هنا بمكاتب الارشاد الطلابي كنت ارمي لأضع امامكم شاهد على انه يجب ان يعمل ذلك المكتب عمله الحقيقي ...

ولاني لست بامور التعليم فاهم وعليم ....اعتقد ان المرشد الطلابي هو في الحقيقة من يفترض ان يقوم بالاتصال باولياء امور الطلاب والذي يجب ان يدرك مشكلات طلابه وهموم اولياء الامور ..

انا لا اعرف من كلف في مدرستكم المميزه بان يكون مدير لذلك المكتب ..وهل ايضا ان يستقبل اتصالات الخارجية اي كانت ...

انا هنا لا اشكك في احد لا والله

ولكن اتمنى ومن كل قلبي ان يكون هذا المكتب ليس فقط ديكورا ... واضافة فقط ...

اعتذر عن الاطالة اخوتي ... ولكم فائق التحايا

[المالكي]

أسعدني جدا تواصل الأخ الكريم ( المميز ) مع هذا الموضوع ، وأكثر سعادتي أنه من أولياء أمور الطلاب ، وأرى أنك عزيزي ( المميز ) لك كل الحق في الاستفسار عن دور المكتب الجديد الذي أنشاته متوسطة ابن سينا ، وعليه أوضح الاتي:
1-يتلقى مكتب علاقات أولياء الأمور مكالماتهم الهاتفية والفاكسات ، والرد عليها بالسرعة الممكنة في غضون فترة زمنية لا تزيد عن24 ساعة بالتعاون مع الجهات المعنية في المدرسة من كل من الوكيل والإرشاد والمعلمين.((يؤدي مهمات إدارية خاصة ))

2-تزويد ولي الأمر بما يحتاجه عن ابنه من تقارير وجداول دراسية وبيانات عن الواجبات المنزلية ، وعن مستوى التحصيل الدراسي ، وعن الجانب السلوكي في علاقاته مع زملائه ومعلميه وإدارة مدرسته.

3-استقبال الوثائق المطلوبة من ولي الأمر كالتقارير الصحية عن ابنه ، والرسائل المرسلة منه ، والتي تحمل ملاحظاته واستفساراته ، والإجابات المرسلة من قبله عن استفسارات المدرسة ، وتحويلها إلى الجهة المسؤولة في المدرسة لدراستها واتخاذ اللازم بشأنها.

4-إعداد التقارير الأسبوعية والشهرية والفصلية عن مضامين تلك الاتصالات ، وما فيها من ملاحظات واقتراحات وشكاوى ، للاستفادة منها في رسم توجهات المدارس وسياساتها وأنظمتها الخاصة التي تضعها لرفع كفاءة العمل التربوي ، ورفع مستوى تعلم الطلاب.

5-تزويد الإرشاد الطلابي بصورة من استمارة تجديد المعلومات،ومن ذلك:

**يقوم مسؤول مكتب علاقات أولياء الأمور بجمع ملاحظات أولياء الأمور وشكاويهم ، وتصنيفها بحسب المرحلة ودرجة تكرارها ونوعها ( تعليمية أو سلوكية ) والجهة ذات العلاقة بها من( مدير،وكيل ،إرشاد طلابي ، نشاط طلابي ،معلم، )، ومآلها ( حلت أو لم تحل.)

6-ترفع استفسارات أولياء الأمور وملاحظاتهم التي تحتاج إلى إحالة إلى جهة الاختصاص في المدرسة وفق النموذج المعد من قبل المكتب مع إحاطة ولي الأمر بالإجراء الذي اُتخذ حيالها.
7-في حال عدم قناعة ولي الأمر بالإجراء المتخذ نحو شكواه يتم رفع الأمر إلى مدير المدرسة لاتخاذ ما يراه مناسبًا، وإحاطة ولي الأمر بالنتيجة عن طريق مكتب العلاقات العامة لأولياء الأمور والإدارة المدرسية.
8-يرسل استبيان لأولياء أمور الطلاب من قبل رؤساء الأقسام في نهاية كل عام دراسي أو عند وجود حاجة لذلك ، وذلك بهدف تطوير الخدمة التعليمية المقدمة للطلاب ومعرفة مدى رضا العميل عن الخدمات التعليمية المقدمة للطلاب العام الدراسي المنصرم، مثل : ( ما يتصل بالمناهج والجداول والخطط الدراسية ... واستقبال الإجابة من أولياء أمور الطلاب وعمل تحليل لها .
9-يحضر مسؤول مكتب علاقات أولياء أمور الطلاب والتواصل مجالس الآباء والمعلمين.
10- يلتقي مسؤول مكتب العلاقات العامة أولياء أمور الطلاب والتواصل بالآباء في يوم الالتقاء الأخوي بالمعلمين الذي تقيمه المدرسة في كل فصل دراسي لسماع ملاحظاتهم وطلباتهم ورفعها للإدارة لدراستها والاستفادة منها.
11-تبقى خطوط الفاكس مفتوحة طوال اليوم .
12-تفعيل التواصل مع مكتب علاقات أمور الطلاب والتواصل عن طريق البريد الإلكتروني.
13-تخصيص هاتف ثابت خاص بالمكتب.
14-يزود المكتب بالمستلزمات التي تساعد مشرفه للرد على استفسارات أولياء الأمور التي تخضع للتحديث باستمرار، وهي:
بيان بأسماء المعلمين ، مع توضيح المواد والفصول التي يدرسونها.
كشوف أسماء الطلاب حسب الفصول الدراسية المقيدين فيها ، وأرقام هواتف منازلهم وهواتف آبائهم المحمولة.
بيان بأسماء رواد الفصول في كل قسم من الأقسام التعليمية بالمدرسة.
خطة النشاط في القسم ، والساعات المخصصة له ،ومواعيد الزيارات والرحلات الطلابية.
التوقيت الزمني للحصص الأسبوعية لكل قسم.
جداول الحصص الأسبوعية لجميع الأقسام.
جدول المناوبة الأسبوعي لكل قسم من الأقسام.
جدول الساعات المكتبية ليقوم المكتب بتنسيق زيارات أولياء أمور الطلاب.
خطة الاختبارات الفصلية التي تبين زمن كل اختبار وزمنه ومدته

[المالكي]

أما مكاتب التوجيه والإرشاد بالمدارس عموما فتعمل وبشكل متخصص للطلاب ، وتقدم لهم الرعاية والتوجيه كل حسب حالته واحتياجه ، نورد شيئا منها فيما يلي ، وهو ما ورد في دليل مدير المدرسة الإجرائي:1- متابعة حالات التأخر الصباحي والغياب من الطلاب ( وهنا يتصل المكتب بأولياء الأمور مباشرة دون وسيط ).
2- يقوم مكتب الإرشاد برعاية الطلاب المتفوقين بالمدرسة.
3- يهتم برعاية الموهوبين ، والرفع لمدير المدرسة بتقارير توضح فيها نوع الموهبة ومجالها.
4- يرعى الطلاب الضعاف بالمدرسة ، ويقوم بدراسة حالاتهم النفسية والاجتماعية.
5- يقدم الدعم والمساعدة والرعاية للطلاب المعيدين.
6- يؤدي دورا إرشاديا وقائيًّا في أوساط الطلاب ضد المخدرات والتدخين ، والأفكار المنحلة ، والعادات السيئة.
7- يدرس حالات الطلاب السلوكية والنفسية والاجتماعية لعلاج تلك الحالات ولتقديم الدعم المناسب للمعلمين أو أولياء الأمور .

** مكتب الإرشاد يتصل مباشرة بولي الأمر ، ولكن مكتب العلاقات يتولى دعم ولي الأمر ، واستقبال الشكاوى التي تصل إليه والمقترحات وتوجيهها للمختص من وكيل أو مرشد ومتابعة الإجراء المتخذ إضافة إلى ماسبق.